Digitale Verwaltung? - Manch engagiertem IT-Leiter sind nach wie vor die Hände gebunden!

Digitale Verwaltung? - Manch engagiertem IT-Leiter sind nach wie vor die Hände gebunden!

Ende letzten Jahres unterhielt ich mich mit dem IT-Leiter einer mittelgroßen, norddeutschen Stadt (ich möchte ihn anonym belassen und nenne ihn im Folgenden Herrn B.) über die aktuellen Herausforderungen und Fortschritte im Hinblick auf die Verwaltungsdigitalisierung. Das Gespräch geht mir seitdem immer wieder durch den Kopf, denn es macht meines Erachtens wieder einmal sehr deutlich, wie langsam der digitale Wandel in den deutschen Verwaltungen vorankommt, und wie stark dieser Prozess politisch geprägt und von den Initiativen bzw. vor allem auch dem Bremsen einzelner Personen abhängig ist.

Herausforderung demografischer Wandel

Die Stadt, für die Herr B. arbeitet, sieht sich wie viele andere Klein- und Mittelstädte in Deutschland einer schrumpfenden und alternden Bevölkerung gegenüber. Die Stadtverwaltung kämpft entsprechend mit den damit einhergehenden Herausforderungen im Hinblick auf übergroße städtische Infrastrukturen, Wohnungsleerstand, Industrieabwanderung, Fachkräftemangel, sinkende Steuereinnahmen usw.

Mehrwerte für Bürger, Unternehmen und Verwaltungsmitarbeiter

Mit vielen neuen Ideen, insbesondere im Hinblick auf das Angebot von Online-Services für Bürger und Unternehmen, trat Herr B. vor wenigen Jahren seine Stelle in der Stadtverwaltung an. Seiner Meinung nach biete e-Government gerade in schrumpfenden Städten einen wichtigen Mehrwert. Ältere Bewohner, die womöglich nicht mehr so mobil sind (nicht zuletzt auch, weil z.B. Buslinien ausgedünnt werden), hätten so beispielsweise die Möglichkeit, ihre Behördengänge von zu Hause aus erledigen zu können. Zudem würde die Stadt auch für junge Leute an Attraktivität gewinnen, z.B. durch elektronische Services rund um Arbeits-, Kitaplatz- und Wohnungssuche.

Auch mobile Lösungen würden immer wichtiger, möchte man z.B. die Partizipation der Bürger und Unternehmen am Stadtgeschehen verbessern und damit nicht zuletzt das Zugehörigkeitsgefühl zum eigenen Wohn- und Arbeitsort stärken. So ermöglichten bspw. mobile Social-Media-Anwendungen, dass Bürger bessere Einblicke und Mitsprachemöglichkeiten bei politischen Entscheidungen erhalten. Oder sie könnten dem Ordnungsamt unberechtigte Müllplätze am Straßenrand melden. Aber auch die städtischen Mitarbeiter selbst, die viel unterwegs arbeiten, könnten durch mobile Lösungen bspw. für den Fernzugriff auf E-Mails und Dokumente unterstützt werden. Dies würde die Effizienz der Verwaltungsarbeit steigern.

Insgesamt geht Herr B. davon aus, dass erst durch ein wachsendes Angebot an online bereitgestellten Services die Nachfrage geweckt und deren Nutzung steigen würde. Und auch dass die Digitalisierung ganz wesentlich zur Zukunftsfähigkeit der Verwaltungen in Deutschland beiträgt.

Aber: e-Government hat keine Priorität

Nun könnte man meinen, ein Oberbürgermeister würde sich glücklich schätzen, einen IT-Leiter zu bekommen, der innovative Ideen hat und die Digitalisierung für seine Stadt vorantreiben möchte. Leider ist das Gegenteil der Fall, wie mir Herr B. bedauernd berichtete. E-Government sei aus Sicht des Oberbürgermeisters z.B. nicht so dringend, da zunehmend eher sozial schwaches und älteres Publikum in der Stadt lebte, bei dem keine Nachfrage nach solchen Diensten bestehe. Ein Bedarf an Online-Services werde daher nicht gesehen, mithin der Digitalisierung keine Priorität – sprich Zeit, Personal und Geld – eingeräumt.

Für Herrn B., den engagierten IT-Leiter, bedeutet dies, dass er und seine Kollegen vor allem mit Systemadministration und -pflege beschäftigt bleiben. Fachverfahren werden direkt von den Fachabteilungen ohne Blick auf einen möglichen Gesamtnutzen für die Verwaltung und die Bürgerinnen und Bürger bestellt – entsprechend sei er hier eigentlich nur noch involviert, um ein finales Ok zu geben, später bei der Implementierung zu unterstützen und Sicherheitsfragen zu beantworten. Finanzielle und personelle Kapazitäten für innovative digitale Projekte können nicht freigeschaufelt werden. Und das hat noch einen weiteren Effekt: Die Suche nach neuen Mitarbeitern gestaltet sich immer schwieriger, denn reine Systemadmin-Tätigkeiten in einer Stadtverwaltung klingen gerade für junge IT-Fachkräfte nun wirklich nicht besonders attraktiv.

Was wäre wenn?

Was würde er tun, wenn er könnte, wie er wollte, das habe ich Herrn B. zuletzt gefragt. Und seine Antwort war eindeutig: Er würde einen großen Teil der IT-Infrastruktur (Netzwerk, Storage) auslagern (auch in die – datenschutzgerechte – Cloud) und sich auf interessantere, zukunftsträchtigere Themenfelder konzentrieren (insbes. die Bereitstellung diverser Online-Services und mobiler Lösungen). Und er würde seine eigenen Mitarbeiter noch stärker motivieren wollen, selbst innovative Ideen für die Digitalisierung zu entwickeln und das Thema intern mit ihm und gemeinsam mit den Fachbereichen im Sinne einer ganzheitlichen, verwaltungsweiten Prozessoptimierung zu pushen. Vor lauter Admintätigkeit fehlt ihm dazu aber momentan einfach die Zeit – und zunehmend leider auch die Motivation. Und der Kampf um gute Digitalisierungsideen für die Stadt fällt umso schwerer, wenn er sich der Unterstellung konfrontiert sieht, die notwendigen neuen IT-Ausrichtungen seien für die Belegschaft eindeutig nachteilig zu interpretieren (da damit nur Leistungsverdichtung bzw. Stellenabbau durch Outsourcing verbunden seien).

Appell an die Oberbürgermeister: Digitalisierung als Chance begreifen!

Mit diesem Einblick möchte ich verdeutlichen, wie stark manch städtischem IT-Leiter die Hände gebunden sind, wenn seitens der Verwaltungsspitze keinerlei Verständnis für die notwendige Erarbeitung einer verwaltungsweiten digitalen Strategie besteht, demzufolge von der IT nur das „Funktionieren der Technik“ erwartet wird und daher in Sachen Digitalisierung niemand mitzieht. Entsprechend kann man nur an die Vertreter der politischen Entscheidungsebene appellieren, die Chancen zu erkennen, die sich aus der Digitalisierung ergeben, den Mut aufzubringen, neue Wege zu gehen, die IT-Abteilung von reinen Admintätigkeiten zu entlasten und stattdessen gemeinsam innovative Ideen und Services zu erarbeiten, die die Attraktivität und mithin die Wirtschaftlichkeit des Standorts nachhaltig steigern.

Nachtrag: Ich danke Herrn B. für die spannenden Einsichten in seinen Arbeitsalltag und seinen Beitrag zu diesem Blogpost.